ORIN B2B PORTAL

Politika zasebnosti B2B portala

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo pri uporabi B2B portala na www.b2b.orin.coffee (v nadaljevanju: portal), za katere namene, na kateri pravni podlagi, komu jih posredujemo, kako dolgo jih hranimo in katere pravice imate. Pripravljena je v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (EU) 2016/679 (GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

1. Upravljavec

Orin Coffee d.o.o.
Miklošičeva ulica 4c, 1230 Domžale
Matična številka: 7325665000, ID za DDV: SI27319822
E-pošta za vprašanja o osebnih podatkih: info@orin.coffee
Telefon: 041 299 275

2. Na koga se politika nanaša

Portal je namenjen poslovnim subjektom. Podatki o podjetjih (naziv, sedež, davčna številka) niso osebni podatki, razen pri samostojnih podjetnikih. Politika se nanaša na posameznike, katerih podatke obdelujemo:

  • kontaktne osebe, zakonite zastopnike in podpisnike partnerjev;
  • uporabnike in poduporabnike portala pri partnerjih;
  • samostojne podjetnike;
  • osebe, ki oddajo zahtevek za registracijo;
  • zunanje sodelavce, ki uporabljajo portal (komercialisti, serviserji);
  • obiskovalce portala.

3. Katere podatke obdelujemo

  • Identifikacijski in kontaktni podatki: ime in priimek, funkcija, e-naslov, telefon, naslov podjetja in poslovnih enot.
  • Podatki uporabniškega računa: uporabniško ime, geslo (shranjeno zgoščeno), vloga v računu, poduporabniki.
  • Podatki o poslovanju: naročila, količine kave po poslovnih enotah, popusti, računi, plačila, dostave, reklamacije.
  • Podatki o pogodbah: pogodbe, aneksi, ime podpisnika, lastnoročni podpis, narisan v portalu, čas podpisa, potrditve splošnih pogojev.
  • Podatki o osnovnih sredstvih in servisu: aparati v najemu, servisni nalogi, ime in podpis osebe, ki potrdi servis.
  • Podatki o plačilu: način plačila in status plačila. Podatkov o plačilni kartici ne prejmemo; obdeluje jih ponudnik plačilnih storitev.
  • Tehnični podatki: podatki, potrebni za prijavo in varno delovanje portala (piškotki seje, sistemski dnevniki strežnika).

Podatke praviloma pridobimo od vas ali od podjetja, ki ga zastopate. Davčno številko preverimo v javnem sistemu VIES Evropske komisije.

4. Nameni in pravne podlage

  • Obravnava zahtevka za registracijo in preverjanje podjetja: ukrepi pred sklenitvijo pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR); zakoniti interes preverjanja poslovnih partnerjev (člen 6(1)(f) GDPR).
  • Uporabniški račun, poduporabniki in delovanje portala: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)); pri kontaktnih osebah partnerjev zakoniti interes izvajanja poslovnega razmerja (člen 6(1)(f)).
  • Obdelava naročil, dostava, reklamacije: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)); zakoniti interes (člen 6(1)(f)).
  • Sklepanje in elektronsko podpisovanje pogodb in aneksov: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)); zakoniti interes dokazovanja sklenitve (člen 6(1)(f)).
  • Spremljanje količin kave in pogodbenih popustov, najem in servis osnovnih sredstev: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)).
  • Izdaja računov, računovodstvo, davčne obveznosti: zakonska obveznost (člen 6(1)(c)), Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), Zakon o računovodstvu.
  • Obvestila o naročilih, spremembah pogojev in popustov: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)).
  • Varnost portala in preprečevanje zlorab: zakoniti interes (člen 6(1)(f)).
  • Uveljavljanje in obramba pravnih zahtevkov: zakoniti interes (člen 6(1)(f)).
  • Obvestila o ponudbi in novostih: privolitev (člen 6(1)(a)) ali, za obstoječe partnerje in podobne izdelke, zakoniti interes v skladu z Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2); odjava je mogoča v vsakem sporočilu.

Posredovanje podatkov, ki so v obrazcih označeni kot obvezni, je pogoj za registracijo, naročanje ali sklenitev pogodbe. Brez njih teh storitev ne moremo zagotoviti.

Ne uporabljamo izključno avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo za vas pravne učinke. Predloge za spremembo pogodbenega popusta portal izračuna samodejno na podlagi dobavljenih količin, vsako spremembo pa pregleda in potrdi zaposleni pri Dobavitelju.

5. Komu posredujemo podatke

Podatke posredujemo le, kolikor je potrebno za navedene namene:

  • ponudniku gostovanja in vzdrževanja portala: [naziv ponudnika gostovanja];
  • ponudniku računovodskega programa za izdajo računov: SAOP d.o.o. (Minimax);
  • dostavnim službam (podatki za dostavo);
  • ponudniku plačilnih storitev za plačila s kartico: [Stripe Payments Europe Ltd. / WooPayments];
  • ponudniku pošiljanja e-pošte: [Mailerlite];
  • komercialistom Dobavitelja, ki skrbijo za vaše podjetje, in serviserjem, ki vzdržujejo osnovna sredstva, v obsegu, potrebnem za njihovo delo;
  • pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.

Z obdelovalci imamo sklenjene pogodbe o obdelavi osebnih podatkov. Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo za oglaševanje tretjih oseb.

Če obdelovalec podatke obdeluje izven Evropskega gospodarskega prostora, to stori na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti (na primer okvir EU–ZDA za zasebnost podatkov) ali standardnih pogodbenih klavzul.

6. Rok hrambe

  • Zavrnjeni zahtevki za registracijo: 1 leto od zavrnitve.
  • Uporabniški račun in podatki kontaktnih oseb: v času poslovnega sodelovanja in še 5 let po njegovem koncu.
  • Pogodbe, aneksi in elektronski podpisi: 5 let po prenehanju pogodbe oziroma do pravnomočnega zaključka morebitnega spora.
  • Računi in knjigovodske listine: 10 let po izteku leta, na katerega se nanašajo (ZDDV-1).
  • Servisni nalogi: v času najema osnovnih sredstev in še 5 let po njegovem koncu.
  • Podatki za obvestila o ponudbi: do preklica privolitve ali odjave.

Po izteku roka podatke izbrišemo ali anonimiziramo.

7. Varnost

Izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe za varstvo podatkov: šifrirano povezavo (HTTPS), zgoščena gesla, dostop glede na vlogo uporabnika (partner, poduporabnik, komercialist, serviser, administrator) in omejen dostop zaposlenih.

8. Vaše pravice

V skladu z GDPR imate pravico:

  • do dostopa do svojih osebnih podatkov in kopije;
  • do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
  • do izbrisa, kadar podatki niso več potrebni ali za obdelavo ni pravne podlage;
  • do omejitve obdelave;
  • do prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali na podlagi pogodbe ali privolitve;
  • do ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in obdelavi za neposredno trženje;
  • do preklica privolitve kadar koli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevo pošljite na info@orin.coffee. Odgovorimo najpozneje v enem mesecu. Za potrditev istovetnosti vas lahko prosimo za dodatne podatke.

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si.

9. Piškotki

Portal uporablja samo piškotke, ki so nujni za prijavo in delovanje portala. Podrobnosti so na strani Piškotki.

10. Spremembe politike

Politiko lahko posodobimo. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani. O bistvenih spremembah registrirane partnerje obvestimo po e-pošti ali v portalu.

Velja od 3. 10. 2026.